2014年3月17日 星期一

喜宴流程表


結婚從來就不是件簡單的事,你可以選擇什麼都不要準備,也可以決定要努力的辦到完美。
這箇中還包含了很多人情事故,每個人都想要圓滿,卻又可能不能同時滿足。
但不管是以什麼樣的方式結束,不代表兩個人的愛情落幕,共組是另一個階段的開始。
Keeping遠比你想像的來的挑戰與重要。

本篇介紹的宴客流程,可以接在女方訂婚男方迎娶之後。
主要以宴客細節說明,包含時間掌握、工作分配、專業人士建議、道具、音樂…來分享。
希望看完這一系列文的妳,不慌不怕,並且游刃有餘的完成。



























既上一篇的迎娶後,這是喜宴的完整細流。請注意顏色和標框,都有相關說明。
接下來會針對流程步驟補充,以便讓各位能理解我想表達的想法。


時段 10-11:1HR
這個時間點有三件事同時進行,分別是-新人祭袓(請見迎娶篇)、場地佈置、道具清點。

✬ 場地佈置:10:00-10:30


已經儘量找婚禮當天的外場照片了,但是張數不多,所以參考有限。
左上角的婚紗框:在談婚紗時,會有一個30"和40"之類的大框可供選擇或全贈。
但是婚紗門市可能沒有跟妳說:少放一個框,可以多換一組照片或是折價。
坦白說,這個框當時並不是很想要。因為除了訂婚、結婚,擺完之後,直接就進倉庫了..
有一些長輩參加許多喜宴,都認為放一個大框在門口不是很理所當然的嗎?
在躲不掉的情況下,婚紗店原本贈送兩個大框,改成送一個,另一個大框多換一組相片。

婚紗組數的洽談,請參考:婚紗業者攻防戰-PART 2



餐廳本身有附婚禮小物-香包,因此我還特地買了喜糖盒裝些糖果,讓早到的貴賓可以先吃喜糖。

有請婚禮佈置的人,一定會另外約時間來排場。那麼沒有請婚佈的人,
可以委託婚宴負責人,是否有這個服務,以便幫忙新人節省麻煩。
另外當天的場地一定要先弄好,後面的人員,才能繼續進行。
試想如果邊綵排又邊佈置,那整個場面相對混亂。
餐廳挑選的相關注意事項,在 - 宴客場地的選擇 一文介紹完畢。
最後選擇的是餐廳,願意支援人手,那只剩提供相關道具供他們擺放就好了。
這樣既不用麻煩到手邊親友團,而且也可以省掉一筆婚佈的錢。
婚佈維持的時間(ex.中午宴客),大概就10-15點,之後就會拆掉了,有婚佈當然很好,
但請考慮婚佈所費不貲,預算抓緊的人,不妨一開始就挑餐廳的場地來吃掉婚佈的費用。

✬ 道具清點:10:30-11:00
進入總綵排之前,請記得要把所有的道具、雜物通通就定位。
這全都是為了讓後面的親友團、專業人士幫忙時,能直接上手,不用處理道具,減少複雜度。



在婚宴前兩天,就把上述物品交給婚宴場地。分為三個項目,將道具放在不同的地點。
禮金桌部份:就是場地佈置所需使用的道具。--就是餐廳支援人手幫忙。
國賓負責人:會有預先繳交的CD、流程表作為餐考。
新娘房:這裡所有的道具都是為了婚宴節目所需使用的。



這個部份,我會逐一點交。因為有數量的物品,都是事先算好的,決對不能臨時少一個。

這個時間點的負責人:總招待、音控、餐廳負責人、主持人。
除了音控試音之外,這三個人要負責坐陣全場。特別是總招,請務必慎選。
主持人Hold場,餐廳負責人後援,總招必需控管時間,以便隨時找新人討論。
當天所有的大小事都找總招,因此一定要靠得住阿!
而且總招和主持人一定先到會場Re流程稿,畢竟都是臨時認識,先相互熟悉,瞭勝於無。
因此在新人綵排之前,他們會先把流程走過一遍。

請看到音樂的部份,總共有8份CD。
如果要避免音控人員放錯CD的話,最好是每個環節、每個不同的場合,全部分開燒錄。
簡單介紹一般會燒錄哪些光碟,及出場的時機點。
1. 迎賓音樂:1片。大約10-16首,在婚宴未開始時播出的,除了避免場面太乾,也讓現場氣氛較為熱鬧。如果想省事,可以在送客時,再播一輪。
2.婚紗MV:1片。當賓客先入座,除了拿謝卡,閒暇之餘,可以看看投影片上用婚紗照做的MV。在喜宴開場前,這片會不停的播,播到人數坐齊,主持人要開場時,才會停止。通當是婚紗公司會贈送。
3.用餐音樂:1片。吃飯時的背景音樂。因為主持人不會在賓客吃飯時,還在旁邊囉哩囉嗦的。
4.進場音樂:2片。通常是兩進。第一次新人首次進場,第二次是活動進場。有些人如果是三進的話,就要準備3片哦!當然如果每次進場音樂都一樣的話,一片就可以了。
5.活動音樂:2片,第一次進場後,致詞、長輩舉杯時的背景音樂,及第二次進場後的遊戲音樂。
這邊可依各喜好增減。
6.新人成長MV:1片。通常在第一次新人進場後,由主持人介紹。只會放一次就結束。


進行下一個階段前,先介紹基本的工作人員的安排配置。

專業人士 :各位都已經知道,專業的服務,就是要砸銀子下去。(既耗時而且專業需要尊重)
曾經聽過有些人辦婚禮,要親友幫忙上述的事,既沒紅包,又嫌人家做的不好...
試想,別人願意花時間肯講義氣的兩肋插刀,而且節省請人開銷,自己應該慶幸偷笑了。
如果各位在意呈現的效果,那麼該仰賴的,就不要逃避!


親好團:一定要明確的標示地點範圍、幫忙內容。由於這些人未必結過婚,未必有經驗。
因此考慮的是:該怎麼請別人幫忙?怎麼幫?從哪裡幫?做什麼?時間?地點?
相信事先的溝通大於事後的抱怨。同時,也是一種尊重。


接下來介紹聘請專業人士時,我所在意的細節。
一、新娘秘書:請參 - 新秘造型分享與必問事項 ,這邊不再綴述。
二、婚禮攝影:請參 - 婚禮攝影的挑選要點 ,已獨立敘述。
三、 主持人:
除了多看一些網路評價外,如果有影音,建議聽一遍!
我尤其要求主持人的臨場、口條、聲線。
參加過不少場的婚禮,注意到有些主持人,唸稿沒有關系,但是為了放大聲量,
幾乎用喊的,麥有時會接近破音,若是聲音偏高的人,聽起來其實很刺耳。

新人綵排的時候,大概是第一次遇見主持人。
這也是為什麼要大家把流程時間抓準的原因。因為時間省越多,你能做的演練更多。
婚宴的流程一定要給主持人一份,並讓他熟悉總召、餐廳負責人!
因為檯面下的hole場是總召,那檯面上的依靠就是主持人。

很多人不是很注重這一塊,找個司儀唸唸進場不就得了?其實也有想過自己當主持人算了…
但長輩覺得婚宴當天,新娘子還操的半死,嫁完鐵定勞碌命...所以還是要看新人有無需要。
我還是要謝謝主持人-Ruby!口條清晰、聲音甜美、賞心悅目。
因為她不遲到、在新人綵排時,已經先去找總召、餐廳負責人Re稿
額要也會詢問,哪些想補充說明,哪些不用特別介紹。
為她準備的餐點,她也堅持先討論完流程,再吃飯。
她把要求記在心上。光這一點,我覺得付錢買服務也值得了。她讓我完全沒有後顧之憂!


四、 餐廳專責人 (表格:國賓負責人)
如果場地是選擇 新竹-國賓 的人,我特別推薦 - Emily 艾蜜莉。有機會請指名她!
婚宴所有流程的流覽、建議、儀器測試、佈置、全部都是找她討論的。
原本流程不止這一些,甚至還有玩遊戲、脫口秀、跳舞、抽捧花、我想玩的點子很多阿!
但又希望能在理想的時間內結束…太過豐富的遊戲,根本是無法塞在時間內的。
因此我很感謝她,她在時間的掌控上很剛好,給的流程建議也非常的精確。
整個過程,她算是讓我見識到了"專業"這件事了!

對於他們的專業,唯一能做的就PO文感謝。即使合約沒有包餐、送餅,都有額外贈予。
親友團的工作分配,請於下個時段與上圖的流程、工作兩表格反覆兩相對照,會更顯清楚。


時段:11:00-12:15 (1HR15M) 

★ 總綵排:11:00-11:30
如果各位希望喜宴順利,過程不延宕的話,一定要進行"總綵排"。
從迎娶到離開男方袓家,起程的越早,演練的時間就越多。
畢竟不是天天站在鎂光燈底下的人,婚宴的會場,一定有很多眼睛盯著身為主角的你,
沒有人知道緊張的情況下,自己會不會出糗,所以預演可說是注射一支預防針。


這個時間,所有專業人士都會在。也就是新秘、攝影師、總招、主持、宴場負責人。
同時,幫忙的親友團還不用那麼早到會場。來看一下他們司職的內容:
新秘- 在綵排結束時,立刻定妝,檢視有無脫妝、出油的現象。
攝影師-拍攝綵排過程
總招、宴場負責人-視會場需要,補充所需物品,控管時間的預備。
主持人-負責進場的流程,實際走動。口令提醒。

請見上圖,新娘爸和新娘在流程上是先進來的,因此要先走綵排。
新娘可視家人的默契,再決定有無練習的必要。
我老爹他很害羞,只要逢上台、聚焦的場合,他就會渾身不自在,所以一定要練習。
至於和新郎怎麼走會比較順?手要怎麼搭?也要事先演練。
感謝主持人的經驗豐富,甚至會指導,說到某關鍵句時,該換什麼動作,定點在哪。
在這半小時裡面,光練習就來來回回走了好幾次。
默默背下關鍵句,哪個指令,要怎麼動作。還有怎麼走,才不會讓自己跌倒。


★ 來賓入場:11:30-12:10 (出動親友團幫忙只有這段時間!)



請回到上一張工作分配的表格 (流程表並沒有細寫),是不是有好幾個招待呢?!
再對照上圖的桌次號碼,就是每個招待負責的區域。

這張喜宴會場圖,一般廳負責人會提供。開桌數量,會影響走動之間的距離。
會場圖一般是兩星期前才給,我性子急,未提供時已自行畫好位置圖。
確定舞台動向後,並不是急著為自己的朋友安排位置,而是先詢問長輩的意見,再喬招待人選。
對長輩而言,一場婚宴大概像成果展,所以搖滾區很容易就被訂走了 (編號 2-14)
另外,還會準備預備桌,建議放在會場最裡面。(編號24-25)
有使用還好,就怕沒有動用的話,那畫面是空的。會場不建議太空,一般預備桌都塞最裡面。
注意 編號 20,為了進出方便,一般靠近門口的,都是工作人員桌 。

再看到上方的範例表格,這是招待人員,每人手上都會拿到的一份名單。
一般會場,只看到會場座位圖(上面很多圈圈的那張),並不會看到這份表格。
表格上的的內容,是所有賓客的名字,基於尊重只給招待。並不是所有工作人都有。
只有主桌 (編號 1 ) ,大部份會安排12人,其餘的桌子,都是10人一桌。
上面的數字對應會場圖的桌次位置,而負責的人,比方-麻五,他就是負責帶7、8桌的人。
也許你會有疑問:我根本不認識誰阿,怎麼知道誰帶我?
所以招待除了是找共同朋友區的人之外,表格上標名字的用意也在此,
先請招待詢問賓客,是哪一方的朋友 ?大名?之後就可以直接帶位了!
也就是每個招待除了自己負責的區塊,也能cover其它人忙不過來的時候


★ 收禮 / 送餅 11:30-12:10



上圖的道具,在收禮發餅桌上,都會看到。
當收完禮的流程結束後,流程上一定要標明紅包錢是交由誰保管,會場費用由誰結帳。
新人當天顧不暇給,是無法跑出來結帳的,因此一定要指名負責。
再來針對一些小道具補充。

謝卡:別人代送紅包時,一定要附的謝卡。


這張要是沒給,託送的人就沒有辦法知道自已的心意(紅包) 是否有準確送達了。
一般收禮會分為男方、女方。特別是訂結合辦的人一定會分開收禮。

我的方式未必適合所有人,但可以參考看看。
自己訂婚的時候,有所謂的男方壓桌禮,也就是男方的人,吃幾桌,一般是要跟禮的(給紅包)
當時娘家並沒有收這項禮數,因此在結婚的場次,換女方壓桌時候,
跟男方長輩爭取到也不收女方親戚的壓桌禮。( OS.很公平阿 XD)
公公同意後,自己朋友的名字,總不會認錯,因此合在一起收,對我來說無妨。
同時減少人員的配置。(請親友幫忙,紅包也是不能少的,請見迎娶有紅包配置表格。)

喜餅提領卡:為了避免女方朋友沒有拿到餅而做的補救措施。

送餅的部份,只有女方的" 朋友 "才能領取。( 親戚的部份,在訂婚時都先給了。)
因地緣需要,新娘的朋友,有時會在男方場次喝喜酒。
但要如何收禮,又要給餅不搞混呢?我給送餅的負責人兩項依據。
1. 認 喜餅提領卡
有些地方偏遠的朋友,要是來不及親自拜訪,寄喜帖的時候,會把這張卡附上去,
並再致電說明,這張卡的用途,到會場時,怎麼領取。
2. 填 表格確認單 (請見上圖表格)
類似這張表格,避免有人忘記帶卡領餅,
只要是名單上的人,就算不憑卡,也能依名字拿餅。如果欄位空白,也可以知道誰沒有來。
事後,可以也可以關心對方是不是發生什麼事情了。
也許你會問,那就隨便指名領餅就好啦!其實也不是不行!但我相信不會有人這樣。
好吧,即便發生,我還有預留餅數,不怕不夠拿。
喜餅策略請參 - 喜餅分享與叮嚀 已載明詳細了!

到這邊已經大致講完工作人員幫忙的內容了。
因為這部份都沒有人拍攝到照片,所以沒有放照片說明。


接著補充工作分配表格,還沒有介紹出場的人物。
音控- 請會場負責人安排。主要是節省我方的人力。
影片播放-即是所有的活動內容播放,都是請總招一併隨行,他真的很忙,但紅包也最大包XD
錄影-求有就好,因此並沒有請專業,而是請親友代打。
新娘助理 (新助) - (為了感謝妳,妳的照片不裁切不惡搞放最大!XDD)

跟在新娘身邊的小幫手,因為新人有時在新人房等待時,不方便移動。
跑進跑外的,只有總招、新助。而總招大概在外場,有時就透過新助,跑去新人房,提醒時間。

看到這裡,那 " 男、女儐相 (伴郎、伴娘) " 、花童 呢?對,我都沒有請
看自己的朋友願意當伴娘,已滿是感激。但若還得幫忙的情況下,我開不了口。
人家漂亮的來,還得忙進忙出。實在於心不忍。
再者,伴娘還有一個意思,伴隨的是最好的姐妹淘,我不想在心裡區分一個誰是最要好的,
在我心裡,你們通通是最好的,不是誰比較好,才當的到伴娘的。
那麼寧可,這些好友,都不會是伴娘,直接會是另一個人的新娘。

花童,有些長輩會說可以用他們家的小孩...但是花童一對,一男一女,名額有限XD。
如果用了A,沒用了B,似乎又對B不好意思了…萬一還得事後解釋,這是何苦呢?
因此籌辦時,考慮之後,決定這部份要省略。


★ 探房:11:30-12:10



探房有三寶:補妝、討論、拍合照。
馬上就要上場了,最後休息的30分鐘,把妝容定好、跟主持人再確認一下流程,跟好友拍照。
這張圖應該已解釋清楚探房的狀況了!

★ 進場前準備動作:12:10-12:15 (只有5分鐘)


看到第一張圖,人要坐到8分滿,宴會才會進行。
座席率太低的話,整個流程就會往後延。
第二張圖是代表新人和進場人員standby的狀況。


看到這裡就是整個準備流程的結束。
爾後的進場,就不在介紹了。因為流程表都寫的很清楚。
或是多參加幾場婚宴,就可以感受到實際流程的樣子。
婚宴的麻煩就在於事前的準備工作,典禮一旦開始就沒有補救的空間。
這場婚宴我很盡力的準備。因此多專注在工作細節來撰寫。
避免太多個人照片洗版(看文的你應該對照片的我陌生而且沒興趣)。
婚宴曾經讓我壓力很大,甚至辦完的隔天就立刻蜜月,連聽評價的勇氣也沒有。
一直到某天,間接有人告訴我,這是他吃過最不浪費時間也無冷場的喜宴,
眼淚差點守不住底線,這是最好的讚美。這樣的努力就值得了!

我的婚禮已經落幕,而妳的婚禮還沒有結束。
由衷希望看文的妳,感受我滿滿的誠意和努力,在這裡帶走所需要的資訊,
辦場妳滿意的婚禮,然後開始另一場人生新階段的旅程,祝幸福。

最後附上婚禮所準備的音樂表




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